Tư vấn

Phần 2 – Từ Lab ra Xưởng Sản Xuất

Phần 2 – Từ Lab ra Xưởng Sản Xuất

Phần 2 – Từ Lab ra Xưởng Sản Xuất

(Bài viết trong chuỗi bài – Từ A đến Z về Vòng Đời Sản Phẩm)

Ở phần 1 chúng ta tạm dừng lại ở giai đoạn Bộ Phận R&D chuyển giao công nghệ cho Bộ Phận Sản Xuất & từ thời điểm này sản phẩm sẽ chính thức đi vào guồng máy sản xuất của nhà máy. Tuy nhiên, nó không đơn giản là việc bà chị R&D nói với chú em sản xuất: “Nè, công thức vậy đó, mần đi nha”, mà nó đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận khác nữa.

Để có cái nhìn bao quát, ad xin phép chia làm 03 giai đoạn (phase):

  • Giai đoạn 1: Trước sản xuất
  • Giai đoạn 2: Trong sản xuất
  • Giai đoạn 3: Sau sản xuất

Phần 2 – Từ Lab ra Xưởng Sản Xuất
I- GIAI ĐOẠN TRƯỚC SẢN XUẤT

Để 01 sản phẩm có thể được sản xuất tại các dây chuyền, máy móc trong nhà xưởng thì trước đó, hàng tá công việc của các bộ phận R&D, QA, Kế Hoạch (Planning), Mua Hàng (Procurement), Engineering (Kỹ Thuật) phải hoàn thành.

R&D làm gì?

– R&D sau khi hoàn tất các giai đoạn nghiên cứu (research & development) và chuyển giao (trial) thì vẫn chưa hết phần việc của mình. Ngay lập tức R&D phải ban hành các tiêu chuẩn (specification) cho nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm & thành phẩm của sản phẩm. Những tiêu chuẩn này là căn cứ về sau để bộ phận Mua Hàng đi làm việc với các nhà cung cấp nguyên vật liệu. Đồng thời cũng là chuẩn mực để bộ phận QA/QC xác định sản phẩm có đạt chất lượng hay không.

Ở các tập đoàn lớn và một số công ty ở Việt Nam, ngoài việc ban hành các Specification thì R&D cũng phải ban hành danh sách các nhà cung cấp nằm trong “Approved Source”, hiểu nôm na như thế này: Trên thị trường có 50 nhà cung cấp chất hoạt động bề mặt cho ngành Hóa Mỹ Phẩm, nhưng R&D công ty bạn chỉ chất nhận mua LAS/LES từ 03 công ty là A, B & X nào đó. Lúc này A, B & X được gọi là approved source cho dòng nguyên liệu LAS/LES của công ty bạn. Vậy ở đâu ra có approved source? Bạn còn nhớ ở phần 01 ad có đề cập đến team SQD chứ? Team này sẽ ra quyết định 01 nhà cung cấp nào đó có được approved hay không. Thông thường họ sẽ đánh giá theo các tiêu chí (check-list) như: Công ty bán nguyên vật liệu có đang áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng nào không, khả năng sản xuất, công suất hàng năm, các khách hàng hiện tại, khả năng quản trị chất lượng, khả năng giao nhận, phương thức mua bán (payment term), giá bán, công nợ….

Sau khi đã hoàn tất 02 nhiệm vụ là tạo ra Specification & Approved source, R&D sẽ upload (đăng tải) các thông tin này lên hệ thống ERP của doanh nghiệp để các team tiếp theo làm nhiệm vụ của mình.

Planning làm gì?

Chắc các bạn đã từng nghe đến vị trí nhân viên kế hoạch sản xuất, có khi nào bạn thắc mắc họ làm gì không? Nếu viết riêng về vị trí này, ad mất khoảng 10 trang A4. (Nếu quan tâm bạn để thể google 02 từ khóa chính là Demand Planning & Supply Planning nhé).

Quay lại về mạch bài viết về quá trình trước sản xuất. Trong lúc R&D đang bận bịu với 02 nhiệm vụ kể trên thì Planning lại phải đang tất bật họp hành với Sales & Marketing, để đưa ra con số dự báo (forecast) về Sales volume (lượng hàng bán) cho dòng sản phẩm mới này. Sau khi phân tích data từ nhiều nguồn, các bên chốt lại con số sales trong 06 tháng đầu khi tung là 500.000 units, Planning sẽ dựa trên con số này để tính toán xem nên mua bao nhiêu kg nguyên liệu A, B và bao bì Y, Z nhằm chuẩn bị cho sản xuất (mass production). Tất nhiên công việc tính toán này không đơn giản như phép cộng, phép trừ mà các bạn đang hình dung đâu nhé. Nó là kết quả của 01 mô hình hóa, bao gồm nhiều biến số lắm lắm như DSOH, chi phí tồn kho, Lead time…. (Ad sẽ nhờ 01 cao thủ khác trong nghề viết về Tối ưu hóa kế hoạch sản xuất sau nha).

Đến đây các bạn bắt đầu làm quen với 01 từ sẽ dùng xuyên suốt về sau là BOM (Bill of Material). BOM hiểu đơn giản là phiếu nguyên vật liệu, đại loại là dựa trên công thức của R&D cho 01kg thành phẩm thì khi sản xuất 10.000kg cần phải dùng bao nhiêu kg nguyên liệu A, nguyên liệu B, bao nhiêu cái chai, cái nắp, bao nhiêu thùng carton để chứa, bao nhiêu pallet, bạn nhiêu màng co để quấn pallets…Từ các BOM và Sales Forecast, Planning sẽ dự báo được con số cần mua để đảm bảo hàng hóa cung ứng đầy đủ cho thị trường. Bạn có thể thấy việc dự báo chính xác nhu cầu thị trường là cực kỳ quan trọng đúng không? Nếu bạn dự báo thấp hơn nhu cầu thì bạn sẽ bị thiếu hàng hóa (nhớ lại nước rửa tay & khẩu trang trong đại dịch covid-19), còn nếu dự báo cao hơn so với nhu cầu thì hàng hóa bạn sản xuất ra bị tồn kho hoặc thậm chí hết hạn, ảnh hưởng đến lợi nhuận (ROI) của Doanh nghiệp bạn.

Procurement làm gì?

Procurement (mua hàng) sẽ căn cứ vào con số forecast của bộ phận Planning, từ đó làm việc với các nhà cung cấp và giá bán, các điều khoản trong hợp đồng, cam kết chất lượng…Theo ad, bạn cũng nên nắm 01 khái niệm ở giai đoạn này, đó là MOQ (Minimum Order Quantity) – lượng đặt hàng nhỏ nhất bởi vì nếu công ty bạn có 01 số forecast lớn thì bạn sẽ ở “kèo trên” với nhà cung cấp, điều đó đồng nghĩa với việc bạn sẽ mua hàng nhiều hơn (MOQ lớn), bạn sẽ là key account của các công ty nguyên vật liệu.

QA/QC làm gì?

QA/QC sẽ chịu trách nhiệm test nguyên vật liệu đầu vào, ban hành các phương pháp kiểm/lấy mẫu cho các nguyên vật liệu mới. Khi nguyên vật liệu đầu vào được nhập về, chỉ khi QA/QC bật đèn xanh – “release” thì nguyên vật liệu ấy mới được phép đem vào sản xuất. (Ad có tình viết về QA/QC ngắn ngủi ở phần 02, vì chúng ta còn nguyên phần 03 với chủ đề: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG, các bạn nhé).

Engineering (Bảo trì/Kỹ thuật) làm gì?

Bảo trì/Kỹ thuật sẽ đảm bảo các thiết bị trong sản xuất có khả năng sản xuất được dòng sản phẩm mới, sẽ chịu trách nhiệm modify (chỉnh sửa) nếu cần thiết, ví dụ: sản phẩm mới cần sử dụng 01 loại nguyên liệu đóng rắn, rất khó hòa tan thì Engineering phải có trách nhiệm thiết kế/ tìm nhà cung cấp công cụ hỗ trợ.

Viết đến đây, các bạn thấy là để sản xuất 01 sản phẩm cũng khá nhiêu kê đúng không? Làm riết sẽ quen thôi các bạn, an tâm nha.

II- GIAI ĐOẠN SẢN XUẤT

Đi đến giai đoạn này có nghĩa là:

  • Nguyên vật liệu đã sẵn sàng trong kho
  • QA/QC đã kiểm tra và đảm bảo chất lượng
  • Máy móc thiết bị đã sẵn sàng
  • Hồ sơ & tài liệu sản xuất đầy đủ.

Thông thường, để đảm bảo việc truy vết sản phẩm về sau thì mỗi mẻ sản xuất sẽ được bộ phận QA/QC cấp cho 01 mã code mẻ (sẽ nói kỹ ở phần 03), hiểu đơn giản là tên của mẻ sản xuất.

Với vai trò là 01 nhân viên sản xuất, bạn phải đảm bảo những yêu cầu sau trước khi “bấm nút” thiết bị nhé:

  • Về mặt an toàn lao động: Kiểm tra an toàn thiết bị, bảo hộ lao động của công nhân viên trong khu vực sản xuất, các máy rửa mắt, buồng tắm khẩn cấp có trong trạng thái hoạt động và có nước hay không, thiết bị rửa tay bằng cồn có còn cồn không, nếu sản xuất phải dùng xe nâng thì người lái xe nâng phải có bằng cấp….
  • Về mặt tài liệu: Phải đảm bảo tài liệu cần thiết như: Công thức trộn, sấy…đã có, checklist kiểm tra máy móc thiết bị và ghi nhận các thông số sản xuất theo yêu cầu, check list kiểm tra sức khỏe nhân viên, Sổ giao ca (đọc sổ giao ca xem ca sản xuất trước có vấn đề gì hay không).
  • Về mặt nguyên vật liệu: Biên bản giao nhận hàng hóa với bộ phận Kho, Phiếu release nguyên vật liệu của QA/QC, tiến hành kiểm tra ngoại quan nguyên vật liệu, xem bao bì chứa có bị rách, mất dấu, tên nguyên vật liệu có đúng với tên trong công thức được giao hay không, lot/code có đúng với phiếu nhận hay không , kiểm tra số lượng phuy, drum, bag, box…
  • Làm sạch sơ bộ: tại các công ty, tiếp giáp giữa Kho & Sản Xuất sẽ có 01 phòng làm sạch, nhằm đảm bảo tất cả bụi bặm, tạp chất được loại bỏ hoàn toàn trước khi đưa vào khu vực sản xuất. Một lưu ý là xe nâng tay trong bộ phận sản xuất không được dùng trong phạm vi kho để tránh nhiễm chéo.
  • Mã hóa: Một số công ty có tính bảo mật cao họ còn trang bị 01 phòng thay tên/Lot/ code của nguyên vật liệu thành “mật mã” nội bộ để không bị “lộ” thông tin của nguyên vật liệu trong công thức ra nhiều người, sản xuất sẽ dùng “mật mã” này để quản lý cho các công đoạn tiếp theo.
  • Kiểm tra 5S & vệ sinh: Bạn cũng nên kiểm tra tình trạng vệ sinh trong khu vực nhà xưởng và vệ sinh thiết bị, phải đảm bảo trước khi cho nguyên liệu vào thiết bị thì thiết bị đó đã được thẩm tra vệ sinh và cấm phép vận hành bởi QA/QC (swab test…)

Sau khi đi hết những task (nhiệm vụ) trên thì bạn có thể bắt đầu sản xuất sản phẩm. Phải lưu ý là tuân thủ tuyệt đối an toàn khi sản xuất. Một điều cũng tối quan trọng là tuân thủ quy trình công nghệ mà R&D đã chuyển giao (các bạn sản xuất làm lâu năm là hay…chế ra các quy trình tắt lắm). Bên cạnh đó, nếu phát hiện các bất thường trong quá trình sản xuất thì cần phải ghi chú, báo cáo ngay để tránh thiệt hại cho công ty và có hướng khắc phục sự cố (Lại sẽ có 01 bài về phân tích & giải quyết sự cố chuyên sâu nha).

Một vấn đề thú vị mà ad cũng muốn nêu lên ở đây liên quan đến ngày sản xuất của sản phẩm. Trong 01 quy trình sản xuất thường có 02 công đoạn: Công đoạn chế biến (processed) và công đoạn đóng gói (packing), thì khi xác định ngày sản xuất, từ đó là nền tảng để xác định hạn sử dụng thì chúng ta phải lấy ngày sản xuất là ngày ở công đoạn đóng gói (packing) các bạn nhé (tham khảo thông tư 43/2017/NĐ).

Sau khi kết thúc một đợt sản xuất những công việc cần làm đó là (thường thư ký sản xuất sẽ lo việc này)

  • Kiểm đếm lại nguyên vật liệu, nhận vào bao nhiêu và sẽ trả lại Kho bao nhiêu
  • Tính toán Productivity
  • Tính toán tỷ lệ phế phẩm (Scrap rate %)
  • Tính toán Manpower
  • Các sự cố xảy ra trong suốt quá trình sản xuất
  • Các near miss…
  • Các Kaizen idea (nếu có)

Khi sản xuất xong, sản xuất sẽ bàn giao cho Kho 02 “mặt hàng”: Đó là nguyên vật liệu trả về & Hàng thành phẩm. Phải đảm bảo giấy tờ bàn giao đủ, đúng số lượng.

Một điều quan trong cũng không kém đó là vệ sinh thiết bị, máy móc sau khi sản xuất xong nhé.

III- GIAI ĐOẠN SAU SẢN XUẤT

Như đã nêu ở trên, sẽ có những report cần thiết để báo cáo cho cấp quản lý sau quá trình sản xuất, một số tiêu chí cần báo cáo đó là: Lượng hàng hóa sản xuất ra, tỷ lệ phế phẩm, năng suất lao động, các sự cố (nếu có).

Bên cạnh đó, sau quá trình sản xuất, vì lúc này đã có hàng thành phẩm, nên bộ phận QA/QC sẽ tiến hành lấy mẫu thành phẩm để kiểm tra và làm mẫu lưu. Mẫu lưu này sẽ là căn cứ đối chiếu căn bản về sau, khi công ty gặp các khiếu nại, khiếu kiện về mặt chất lượng khi bán sản phẩm ra thị trường. Ad hay gặp 01 câu hỏi thú vị đó là: Mẫu lưu cần lưu bao nhiêu lâu? Câu trả lời tốt nhất cho trường hợp này đó là: Lưu theo vòng đời sản phẩm (đến khi sản phẩm hế hạn sử dụng).

Sau quá trình sản xuất, cũng là cơ hội để thực hiện các action (hành động) sau:

  • R&D Packaging: Tiến hành thử nghiệm transportation test (thử nghiệm vận chuyển hàng hóa). Vì lúc này hàng thành phẩm đã ra đời và được chuyển đi khắp cả nước, nên sẽ có thể kiểm tra được tính chịu đựng của bao bì trong điều kiện vận chuyển khác nhau. Cần nói thêm là ở một số công ty có điều kiện họ sẽ thử nghiệm transport trước khi sản xuất đại trà trên 01 số hình thức vận chuyển chung nhất của công ty.
  • R&D application: Sẽ cùng bộ phận Sản Xuất ngồi lại và xem xét (review) lại quy trình sản xuất, xem có thể cải tiến ở đâu và như thế nào. Vì quá trình trial sản phẩm có thể chưa hoàn chỉnh 100% quy trình công nghệ được. Đây là lúc Sản Xuất nêu lên các kinh nghiệm của mình, vì hơn ai hết chỉ có Sản Xuất mới hiểu được thiết bị mình vận hành một cách chi tiết nhất.
  • Planning; Procurement & Sản Xuất: Sẽ review lại tỷ lệ phế phẩm cho 01 mẻ sản xuất, từ đó điều chỉnh lại các BOM đúng thực tế hơn. Nếu trong quá trình kiểm tra nguyên vật liệu, có các vấn đề như bao bì bị rách, hỏng, hạn sử dụng còn ngắn…thì Sản Xuất có thể làm việc với Procurement để họ quay trở lại đàm phám với các nhà cung cấp.
  • Enginerring & Sản Xuất: Xem xét cải tiến lại thiết bị nếu cần thiết.
  • QA & Sản xuất: Thống nhất các điểm và phương pháp lấy mẫu.

Ad xin phép kết thúc phần 2 ở đây, hẹn các bạn ở Phần 03 – Quản Trị Chất Lượng Sản Phẩm.

Bài viết này được hoàn thành với sự hỗ trợ và góp ý của nhiều anh chị quản lý đang công tác trong lãnh vực liên quan.

#Product Life Cycle

Print Friendly, PDF & Email

Related Posts