5S là gì? Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.

5S là 5 chữ cái đầu của các từ:

– Sàng lọc (Seiri – Sorting out): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

– Sắp xếp (Seiton – Storage): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần.

– Sạch sẽ  (Seiso – Shining the workplace): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc.

– Săn sóc (Seiletsu – Setting standards): Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục.

– Sẵn sàng (Shitsuke – Sticking to the rule): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất.

Có doanh nghiệp đã áp dụng 5S vào công tác nhân sự, sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn nhân tài, sắp xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả, vệ sinh tức là cải thiện bầu không khí trong cơ quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v… cho nên 5S chính là nền tảng của năng suất và chất lượng.

Mối quan hệ giữa quy trình 5S và Kaizen

Kaizen (改善) là một khái niệm trong sản xuất tinh gọn (Lean) – có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Trong đó, doanh nghiệp sẽ không ngừng tìm ra những thay đổi nhỏ nhằm cải tiến quy trình theo thời gian. Để làm được điều này, mọi nhân viên đều phải tham gia thông qua việc nỗ lực gia tăng hiệu quả công việc hằng ngày.

Giống như Kaizen, mục tiêu của 5S cũng là cải tiến quy trình làm việc, nhưng phương thức thực hiện của 5S là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S tạo cơ sở nền tảng cho doanh nghiệp áp dụng quy trình Kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức công việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội cải tiến hơn.

Nguồn gốc của 5S

Quy trình 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) bởi đội ngũ lãnh đạo công ty vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này – còn được biết đến với tên gọi Sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) – ra đời nhằm mục đích gia tăng giá trị của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định và loại bỏ những phần không cần thiết trong quá trình sản xuất.

Quy trình Sản xuất tinh gọn sử dụng một loạt các công cụ như: 5S, Six Sigma, kaizen, kanban, gemba, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được xem là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota – cho đến khi nơi làm việc hoàn toàn sạch sẽ và có tổ chức, thì việc duy trì hiệu quả làm việc là vô cùng khó khăn. Một không gian bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực đến doanh nghiệp.

Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng có hệ thống, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng như mong muốn.

Lợi ích của 5S ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

Sau đây là một số lợi ích chính khi ứng dụng quy trình 5S:

• Quản lý thời gian tốt hơn – Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ đạc lộn xộn. Người lao động sẽ phải dành ít thời gian hơn để tìm những đồ dùng cần thiết – thay vào đó, họ có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn.
• Ít lãng phí không gian – Bằng cách bỏ bớt những đồ dùng không cần thiết, bạn sẽ có được không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận doanh nghiệp.
• Giảm tỷ lệ thương tật – Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ.
• Giảm thời gian không sử dụng thiết bị – Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều, và các hỏng hóc lớn có thể được ngăn chặn hoàn toàn.
• Cải thiện tính nhất quán và chất lượng – Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá rất cao tầm quan trọng của ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng.
• Nâng cao tinh thần nhân viên – Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc của mình và quan tâm đóng góp cho công ty.

Những lợi ích trên đây của việc áp dụng quy trình 5S đã được ghi nhận tại nhiều tổ chức khác nhau. Lấy ví dụ, ĐH Georgia bắt đầu lên kế hoạch chương trình tinh gọn vào năm 2009. Bằng cách ứng dụng mô hình 5S, họ đã giảm được khoảng cách di chuyển để xử lý nguồn cung tới 83%, tiết kiệm từ 7.000-10.000 đô la chi phí lao động mỗi năm. (Nguồn: http://www.busfin.uga.edu/)

Xem thêm: Lean Six Sigma – Mô hình cải tiến năng suất chất lượng