Thiết kế và xây dựng phòng thí nghiệm: giải thích sự thành công

Xác định nhiều ngôn ngữ khác nhau trong một dự án phòng thí nghiệm

 Share to Facebook Share to Twitter Share to LinkedIn Share to RedditShare to EmailShare to More27

Bạn có nghĩ rằng có bao nhiêu "ngôn ngữ" khác nhau có thể được tìm thấy trong một dự án phòng thí nghiệm? Hãy tưởng tượng bạn là người quản lý phòng thí nghiệm phụ trách làm mới phòng thí nghiệm của bạn và có một cuộc thảo luận xung quanh CFM (khối feet mỗi phút). Làm thế nào bạn biết nếu phòng thí nghiệm của bạn yêu cầu 300 CFM, 3.000 CFM, hoặc 30.000 CFM?

Bạn có thể tranh luận rằng những vấn đề kỹ thuật này là trách nhiệm của các thành viên dự án khác và rằng một người quản lý phòng thí nghiệm không cần phải biết tất cả các câu trả lời-điều đó sẽ là chính xác. Điều quan trọng là phải đề cập đến, tuy nhiên, rằng người quản lý phòng thí nghiệm cuối cùng sẽ phải hài lòng với các sản phẩm cuối cùng của quá trình thiết kế và xây dựng. Bên cạnh đó, tiến thoái lưỡng nan này theo cả hai hướng. Ví dụ: kiến trúc sư và kỹ sư có thể có một thời gian khó giải mã các thuật ngữ phòng thí nghiệm phổ biến như XRF, NMR, ICP, HPLC, hoặc GC, đây chỉ là vài cái tên.

Người quản lý phòng thí nghiệm phải liên tục quan tâm đến khó khăn này để nhận ra những khoảng lệch về giao tiếp và kiến thức, nếu không được giải quyết, có khả năng có thể dịch thành các sự cố đáng tiếc, mối quan tâm về sức khỏe, những vấn đề về kiểm tra tính thống nhất, quy trình làm việc thiếu hiệu quả, tuân thủ mã tiêu chuẩn phụ và thậm giao tiếp của con người cũng đủ phức tạp, thậm chí phức tạp hơn khi người gửi và người nhận không nói cùng một "ngôn ngữ."

Ngôn ngữ và sự thành công

Có nhiều “bộ não” tham gia vào bất kỳ nghiệm thiết kế và xây dựng dự án phòng thí, từ kiến trúc sư, quản lý dự án, tư vấn thiết kế, tổng thầu, đến các quản lý cơ sở vật chất. Người quản lý phòng thí nghiệm thường hoạt động như nguồn liên lạc giữa các đơn vị này rất nhiều để đảm bảo nhu cầu của nhân viên phòng thí nghiệm được đáp ứng, trong khi cũng giữ các dự án đúng hướng, và về ngân sách.

Ngoài ra, các tổ chức khác nhau cùng tồn tại trong môi trường dự án tạm thời. Mỗi tổ chức tìm kiếm các mục tiêu riêng của mình (đôi khi cạnh tranh lợi ích). Mối quan hệ đối nghịch tiềm ẩn giữa các tổ chức dự án [có khuynh hướng dẫn đến xung đột.

Mỗi kỷ luật có một từ vựng liên quan-được đại diện bởi nhiều hộp văn bản hình chữ nhật trong hình 1- đó đòi hỏi một mức độ nhất định của sự quen thuộc với tên miền cho người nhận để giải mã có hiệu quả các thông điệp được gửi đi. Sự tương tác giữa tất cả các lĩnh vực chuyên môn này có ý nghĩa đặc biệt và trong nhiều trường hợp, sự khác biệt giữa thành công của dự án và thất bại. Thành công dự án là một chủ đề gây tranh cãi đó là đưa ra  một kích thước kích trong một dự án xây dựng đổi mới phòng thí nghiệm hoặc chủ yếu là do sự phức tạp bên trong khi thiết kế và xây dựng một cơ sở công nghệ cao. Hơn nữa, thành công thường là trong mắt của người chứng kiến và thậm chí còn khó khăn hơn để đo lường. Mặc dù không có công thức kỳ ảo nào để điều hướng các tác động thử thách, nhưng chúng ta hãy thảo luận về một số hình thức giao tiếp đáng chú ý nhất thông qua một vài ví dụ cụ thể và khuyến nghị sau.

Điểm chuẩn

 Giai đoạn quan niệm-như được hiển thị trong hình 2-liên tục bị bỏ qua và thỉnh thoảng, bỏ qua hoàn toàn, phần lớn là kết quả của các áp lực tiến độ. Quá trình tìm hiểu này rất quan trọng đối với việc ghi lại tầm nhìn chiến lược của tổ chức. Tầm nhìn này đã được chuyển thành 1 chỉ thị mà phải chi phối mọi quyết định quan trọng đó là để làm theo. Thí dụ cụ thể: phải mất ba nỗ lực để đưa ra một đề nghị thiết kế thành công với dự án cải tạo theo định hướng thực sự cần thiết và an toàn cho một phòng thí nghiệm nhà máy lọc dầu đang thời kì “lão hóa”. Tại sao? Hai nỗ lực đầu tiên đã không đồng nhất với tầm nhìn và ngân sách của tổ chức, do đó đã không được chấp nhận dự án , trì hoãn các dự án gần hai năm và lãng phí hàng ngàn đô la trong các khoản phí tư vấn không cần thiết.

Người quản lý phòng thí nghiệm nên chính thức xác định người ra quyết định điều hành ở mức cao nhất, càng sớm càng tốt, để triển khai các kỳ vọng và hạn chế của dự án tổng thể. Những người tham gia quan trọng khác như an toàn và sức khỏe, cơ quan quản lý, pháp luật, tư vấn, chuyên gia vấn đề, và các nhóm khác chia sẻ cơ sở hạ tầng, có thể cần phải đăng ký sớm. Gợi ý thực tế: nếu bạn không thể tìm thấy một câu trả lời cụ thể, bạn đang thiếu vai trò trong nhóm của bạn.

- Một kênh truyền thông chính thức cũng nên được thực hiện tại thời gian này để tạo điều kiện cho dòng thông tin và cơ chế tư vấn trong suốt toàn bộ thời gian của dự án. Ngân sách, thời hạn, và thậm chí cả kích thước của phòng thí nghiệm thường xuyên được xác định mà không cần tham khảo ý kiến với người quản lý phòng thí nghiệm hoặc bất kỳ thành viên có liên quan nào khác, vào những lúc phát sinh những giới hạn của dự án . Có lẽ kết quả quan trọng của sự chuyển đổi ban đầu này là định nghĩa của sự thành công của chính nó. Cố gắng hết sức để nắm bắt bản chất của dự án thành một tập hợp các điều kiện, mục tiêu và nhu cầu. "Tiêu chí thành công" này sẽ phục vụ như là điểm chuẩn chính dựa vào đó để đo lường sự thành công khi hoàn tất dự án.

Những câu hỏi đúng

- Thiết kế phòng thí nghiệm bao gồm việc hỏi những câu hỏi đúng và hiểu lý do đằng sau câu trả lời. Điều này có nghĩa là thay thế các câu hỏi "bạn muốn gì?" với "bạn làm gì?" Thường, nhu cầu mong muốn không dịch thành nhu cầu thực tế và cách cũ  tiếp tục gây ra thiết kế mới mà không bị tranh cãi. Các mánh khóe nằm trong hiểu biết những câu hỏi đúng để hỏi. Ví dụ: bạn có thể gặp phải một số thí nghiệm và thiết bị trong phòng thí nghiệm có xu hướng tạo ra quá nhiều hơi nước của khói như axit, hợp chất hữu cơ, hoặc chỉ có độ ẩm. Bạn có biết rằng có những quy định thiết kế cần được áp dụng trong tình huống này để kiểm soát sự ngưng tụ trong các ống thông gió?

Các đặc điểm riêng biệt của quá trình thiết kế phòng thí nghiệm khiến việc tìm tư vấn thiết kế phòng thí nghiệm có kinh nghiệm tại địa phương hết sức khó khăn. Một vài câu hỏi thăm dò để bất kỳ sẽ được tư vấn có thể tiết lộ họ đang có kiến thức như thế nào trong các ngôn ngữ chuyên môn cụ thể về quy định và tiêu chuẩn của phòng thí nghiệm. Ví dụ: bạn có biết nới nào không được để tủ hút khí độc? Bạn có thoát khí cho tủ đựng hóa chất?

Người quản lý phòng thí nghiệm cũng phải cố gắng tham gia vào việc đánh giá tất cả các thiết kế quan trọng, cùng với việc đảm bảo rằng tất cả các quyết định quan trọng đều được thực thi bởi người ra quyết định điều hành. Tương tự như vậy, người quản lý phòng thí nghiệm phải đảm bảo rằng nhóm thiết kế có quyền trong tất cả các lĩnh vực có liên quan để các thông tin kỹ thuật có thể được khai thác chính xác và chuyển đổi thành các thông số kỹ thuật thiết kế mạch lạc và bản vẽ như trong hình 3 ở trên.

Bằng chứng thuyết phục từ nghiên cứu trong ngành công nghiệp xây dựng cho thấy rằng một trong những yếu tố gây ra các dự án xây dựng thất bại là do bắt nguồn từ việc đưa ra các quyết định... trong giai đoạn thiết kế và kỹ thuật. Bất kỳ sai lầm hoặc thiếu sót vào lúc này thì sau đó sẽ diễn ra như lặp lại những thiết kế không dự định trước và đưa ra những thay đổi mắc tiền hơn

Tin tưởng, nhưng phải xác minh

Người quản lý phòng thí nghiệm hiếm khi có sự tham gia tích cực trong quá trình xây dựng Labs của họ. Tuy vậy, nó không chắc rằng bất kỳ người tham gia khác kĩ năng hơn trong việc kiểm soát chất lượng- quá trình xây dựng đòi hỏi một hệ thống chất lượng giống như phòng thí nghiệm của bạn. Yêu cầu xem kế hoạch quản lý chất lượng xây dựng và xác nhận rằng nó đảm bảo rõ ràng tất cả các tiêu chuẩn chất lượng được tuân theo. Làm rõ rằng xây dựng bắt đầu với một gói thiết kế kỹ lưỡng để nó có thể được sử dụng sau này như là một trong những tiêu chuẩn so sánh để nghiệm thu các gói xây dựng.

Cần phải tham gia vào việc kiểm tra giám sát công trình, để mà bạn có thể đóng góp để phát hiện sự sai lệch giữa mong muốn của công ty và các chi tiết thiết kế kỹ thuật. Càng sớm phát hiện những công việc không phù hợp thì những biện pháp ngăn ngừa sớm được thiết lập để loại bỏ những sự bất hợp lý này. Hãy nhận biết các chi phí của riêng bạn khi phát sinh ngân sách dự án bởi vì dự toán xây dựng có xu hướng loại trừ các giải ngân khác mà chủ phòng thí có thể gặp cụ thể là: chuyển đổi không gian trong quá trình cải tạo, chi phí di chuyển, thuê thiết bị, và lưu trữ tạm thời là một vài trong số đó. Tiến độ xây dựng, mặt khác, có thể bỏ qua các bước như các bài đánh giá tuân thủ quy định, chứng nhận, và các kiểm toán của khách hàng mà có thể được yêu cầu trước khi phòng thí nghiệm hoạt động đầy đủ chức năng.

Đảm bảo rằng các nhà thầu xây dựng tiềm năng có thể tạo ra một biên bản theo dõi thích hợp với ứng dụng của bạn. Ví dụ , một nơi nghiên cứu động vật, khác nhau rất nhiều so với một phòng thí nghiệm nghiên cứu sản phẩm hóa dầu thương mại. Một sự hiểu biết sâu rộng về các chất độc hại đặc biệt được tìm thấy trong phòng thí nghiệm của bạn là cần thiết để phân tích các bản vẽ và thông số kỹ thuật thành phòng thí nghiệm bạn muốn xây dựng lúc ban đầu

Tóm tắt

- Việc đánh giá thấp và đơn giản hóa thiết kế phòng thí nghiệm và liên doanh xây dựng là một hiện tượng phổ biến mà, theo ý kiến của tôi, nói chung là ở gốc rễ của sự thất bại và có vấn đề của gần như tất cả các dự án phòng thí nghiệm. Bất kể phòng thí nghiệm của bạn nhỏ hoặc tương tự như thế nào có thể giống với một phòng thí nghiệm khác, sẽ có nhiều hình thái có thể sẽ có tác động lớn về chi phí, kiểm chứng trong tương lai, quy trình công việc, kinh nghiệm nhân viên, sử dụng vật liệu chuyên dụng, lưu trữ, thông gió, xử lý mối nguy và vô số các khía cạnh khác của phòng thí nghiệm của bạn

- Hơn nữa, nó không chắc chắn cho một dự án phòng thí nghiệm thành công mà không có chuyên gia phòng thí nghiệm giỏi như là trung gian của mỗi cuộc trao đổi. Tuy nhiên, kinh nghiệm đã đủ  xác nhận rằng nhận được kinh nghiệm tuyệt vời khi nào nhân viên phòng thí nghiệm nhập cuộc vào thiết kế phòng thí nghiệm riêng của họ. Đối với vô số "rào cản ngôn ngữ" nói trên, sử dụng các tiêu chí thành công như la bàn của bạn trong suốt chu kỳ diễn ra dự án. Nếu một thuật ngữ đặc biệt có vẻ lạ đối với  bạn, hãy yêu cầu làm rõ về cách nó liên quan đến các tiêu chí thành công của dự án. Ví dụ: làm thế nào có thể CFM đảm bảo một hoạt động phòng thí nghiệm an toàn?

Việc giao tiếp hiệu quả minh bạch, và cộng tác hữu hiệu là tối quan trọng để đem mong muốn của công ty bạn thành một phòng thí nghiệm an toàn, kiên cường, và đủ chức năng cho những năm tới.

Danny Sanchez, P. Eng., PMP, là quản lý cấp cao của dịch vụ kỹ thuật với Bureau Veritas.