Kaizen

Kaizen là gì? 10 Nguyên tắc Kaizen giúp bạn định hướng thành công


Kaizen là gì?

Kaizen 改善 Cải tiến liên tục

Từ kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa gốc là “thay đổi để tốt hơn”, nhưng Kaizen đã có nghĩa là “cải tiến liên tục” thông qua sự liên kết của nó với phương pháp tinh gọn. Kaizen có nguồn gốc từ vòng tròn chất lượng Nhật Bản sau Thế chiến II.

Các nhóm hoặc nhóm công nhân này tập trung vào việc ngăn ngừa các khiếm khuyết tại Toyota và được phát triển một phần để đáp ứng với các nhà tư vấn năng suất và quản lý người Mỹ đã đến thăm đất nước, đặc biệt là W. Edwards Deming, người cho rằng việc kiểm soát chất lượng nên được đưa trực tiếp hơn vào tay công nhân.

Kaizen được đưa đến phương Tây và được Masaaki Imai phổ biến thông qua cuốn sách Kaizen: Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản vào năm 1986.

Giống Lean, Kaizen là bổ sung cho Six Sigma.

Kaizen

Kaizen là một cách tiếp cận để tạo ra sự cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi tích cực nhỏ, liên tục có thể gặt hái những cải tiến lớn. Thông thường, nó dựa trên sự hợp tác và cam kết và trái ngược với các phương pháp sử dụng các thay đổi căn bản hoặc các sắc lệnh từ trên xuống để đạt được sự chuyển đổi.

Kaizen là cốt lõi để sản xuất tinh gọn, hay The Toyota Way. Nó được phát triển trong lĩnh vực sản xuất để giảm thiểu khuyết điểm, loại bỏ chất thải, tăng năng suất, khuyến khích mục đích và trách nhiệm của người lao động, và thúc đẩy đổi mới.

Là một khái niệm rộng mang theo vô số cách hiểu, nó đã được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác, bao gồm cả chăm sóc sức khỏe. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, và thậm chí cho cuộc sống cá nhân.

Kaizen có thể sử dụng một số cách tiếp cận và công cụ. Chẳng hạn như ánh xạ dòng giá trị, tài liệu, phân tích và cải thiện thông tin hoặc luồng vật chất cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ và Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), một khung quản lý giúp tăng cường công nhân mức độ để tập trung vào cải tiến chất lượng. Bất kể phương pháp nào, trong môi trường tổ chức, việc sử dụng thành công Kaizen đều dựa vào việc giành được sự hỗ trợ cho cách tiếp cận trong toàn tổ chức và từ CEO trở xuống.

Bản chất của nguyên tắc Kaizen là gì?

Kaizen là một phần của kế hoạch hành động và một phần triết lý.

– Là một kế hoạch hành động, Kaizen là về việc tổ chức các sự kiện tập trung vào việc cải thiện các lĩnh vực cụ thể trong công ty. N

hững sự kiện này liên quan đến các nhóm nhân viên ở tất cả các cấp, đặc biệt

chú trọng đến việc liên quan đến các nhân viên của nhà máy

– Theo triết lý, Kaizen nói về việc xây dựng một nền văn hóa nơi tất cả các nhân viên đang tích cực tham gia đề xuất và thực hiện các cải tiến cho công ty. Trong các công ty thực sự nạc, nó trở thành một cách suy nghĩ tự nhiên cho cả người quản lý và nhân viên sàn nhà máy.

Bản chất kaixen

Kaizen làm việc song song với Công việc được chuẩn hóa. Công việc được chuẩn hóa nắm bắt các thực tiễn tốt nhất hiện tại cho một quy trình và Kaizen nhằm mục đích tìm kiếm các cải tiến cho các quy trình đó. Lưu ý nhấn mạnh vào hiện tại; Standardized Work là tài liệu sống (nó liên tục phát triển thông qua Kaizen).

Kaizen là một phần của kế hoạch hành động và một phần triết lý.
Ứng dụng nhất quán Kaizen như một kế hoạch hành động phát triển Kaizen như một triết lý.

10 Nguyên tắc Kaizen giúp bạn định hướng thành công

Triết lý Kaizen có lịch sử hơn 50 năm và công ty đầu tiên áp dụng Kaizen là Toyota. Toyota được cả thế giới biết đến với số lượng sản xuất xe hàng đầu thế giới và lợi nhuận ròng đạt ở mức khủng là 2.000 tỷ yên. Sở dĩ đạt được thành công này, một phần nhờ vào áp dụng triết lý Kaizen thành công và “năng lực làm việc liên tục để tạo ra thành quả”. Nhờ tích lũy Kaizen hằng ngày như một quá trình, Toyota có thể vượt qua những giai đoạn khó khăn, thử thách hoặc thậm chí đối mặt với nguy cơ phá sản để vinh dự sánh vai với các công ty hàng đầu thế giới.

Tại Toyota, khi áp dụng Kaizen đã giúp hình thành nên văn hóa ứng xử giữa các nhân viên, giữa nhân viên và ban lãnh đạo công ty, sự tiết kiệm, sự bảo vệ thương hiệu công ty, tinh thần học hỏi và cố gắng hết mình cho công việc.

Mỗi công ty bao gồm cả nhà quản lý và nhân viên cần hiểu và tin vào triết lý Kaizen, quá trình áp dụng phải được thực thi một cách liên tục thì mới có thể áp dụng thành công triết lý Kaizen cả trong suy nghĩ và hành động.

Bởi vì thực thi Kaizen đòi hỏi phải cho phép tư duy đúng trong toàn công ty, 10 nguyên tắc giải quyết tư duy Kaizen thường được coi là cốt lõi của triết lý.

1. Hãy từ bỏ các giả định.

2. Hãy chủ động giải quyết vấn đề.

3. Đừng chấp nhận hiện trạng.

4. Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo và có thái độ thay đổi lặp đi lặp lại, thích nghi.

5. Tìm kiếm giải pháp khi bạn tìm thấy sai lầm.

6. Tạo một môi trường mà mọi người đều cảm thấy được trao quyền.

7. Đừng chấp nhận vấn đề rõ ràng; thay vào đó, hãy hỏi “tại sao” năm lần để đi đến nguyên nhân gốc rễ.

8. Thông tin và ý kiến từ nhiều người.

9. Sử dụng sáng tạo để tìm chi phí thấp, cải tiến nhỏ.

10. Không bao giờ ngừng cải thiện.

Cách hoạt động của Kaizen

Kaizen dựa trên niềm tin rằng mọi thứ đều có thể được cải thiện và không có gì là hiện trạng. Nó cũng dựa trên một nguyên tắc tôn trọng mọi người. Kaizen liên quan đến việc xác định các vấn đề và cơ hội, tạo ra các giải pháp và đưa chúng ra – và sau đó dạo qua quy trình một lần nữa cho các vấn đề hoặc vấn đề khác không được giải quyết thỏa đáng.

Bảy bước sau đây tạo ra một chu trình để cải tiến liên tục và đưa ra một phương pháp có hệ thống để thực hiện quy trình này.

Chu kỳ kaizen

Chu kỳ Kaizen để cải tiến liên tục:

Tạo ra văn hóa cải tiến liên tục trong đó tất cả nhân viên đều tích cực tham gia vào việc cải thiện công ty. Nuôi dưỡng văn hóa này bằng cách tổ chức các sự kiện tập trung vào việc cải thiện các lĩnh vực cụ thể của công ty.

– Nhận nhân viên tham gia. Tìm kiếm sự tham gia của nhân viên, bao gồm thu thập sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề và vấn đề. Làm như vậy tạo ra mua vào để thay đổi. Thông thường, điều này được tổ chức dưới dạng các nhóm cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm thu thập và chuyển tiếp thông tin từ một nhóm nhân viên rộng hơn.

– Tìm vấn đề. Sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên, thu thập danh sách các vấn đề và cơ hội tiềm năng. Tạo một danh sách rút gọn nếu có nhiều vấn đề.

– Tạo một giải pháp. Khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo, với tất cả các cách thức khuyến khích ý tưởng. Chọn một giải pháp chiến thắng hoặc giải pháp từ các ý tưởng được trình bày.

– Kiểm tra giải pháp. Thực hiện giải pháp chiến thắng đã chọn ở trên, với tất cả mọi người tham gia triển khai. Tạo các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để kiểm tra giải pháp.

– Phân tích kết quả. Trong các khoảng thời gian khác nhau, hãy kiểm tra tiến độ, với các kế hoạch cụ thể về việc ai sẽ là điểm liên lạc và cách tốt nhất để giữ cho các công nhân mặt đất tham gia. Xác định mức độ thành công của sự thay đổi.

– Chuẩn hóa. Nếu kết quả là tích cực, áp dụng giải pháp trong toàn tổ chức.

– Lặp lại chu kỳ hằng ngày. Bảy bước này nên được lặp lại trên cơ sở liên tục, với các giải pháp mới được thử nghiệm khi danh sách các vấn đề phù hợp hoặc mới được giải quyết.

Chu kỳ kaizen Các cách tiếp cận khác:
Một chu trình tương tự của Kaizen được chắt lọc thành bốn bước
 lên kế hoạch – Plan
 thực hiện – Do
 kiểm tra – Check
 hành động – Act
hoặc PDCA
Nó còn được gọi là chu kỳ Shewhart hoặc chu kỳ Deming.
Một số công ty cũng sử dụng các sự kiện Kaizen để châm ngòi cho những thay đổi.

Các loại sự kiện Kaizen

Mặc dù mục đích của Kaizen là thay đổi văn hóa rộng rãi, các sự kiện khởi động những nỗ lực của Kaizen hoặc tập trung vào một loạt vấn đề cụ thể đã phát triển.

Ở phương Tây, những nỗ lực tập trung để thực hiện những thay đổi nhanh chóng để đạt được mục tiêu ngắn hạn thường là mức độ của những nỗ lực Kaizen. Có rất nhiều cái tên liên quan đến các sự kiện Kaizen, bao gồm Kaizen blitz, Kaizen nổ, xưởng Kaizen, hội thảo cải tiến tập trung, hội thảo cải tiến liên tục và hội thảo quy trình nhanh chóng.

Ngoài ra, chúng có thể dựa vào các công cụ khác nhau hoặc tập trung vào các lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như 5S, tổng bảo trì sản xuất thép hình và lập bản đồ dòng giá trị.

Một sự kiện Kaizen điển hình diễn ra như thế này:

1. Đặt mục tiêu và cung cấp bất kỳ nền tảng cần thiết.

2. Xem lại tình trạng hiện tại và phát triển một kế hoạch cải tiến.

3. Thực hiện cải tiến.

4. Xem lại và sửa những gì không hoạt động.

5. Báo cáo kết quả và xác định bất kỳ mục tiếp theo.

Khung Kaizen 5S

Khung 5S là một phần quan trọng của hệ thống Kaizen và thiết lập một nơi làm việc thể chất lý tưởng. Các 5S tập trung vào việc tạo ra trật tự trực quan, tổ chức, sạch sẽ và tiêu chuẩn hóa để cải thiện lợi nhuận, hiệu quả, dịch vụ và an toàn. Dưới đây là các 5S gốc tiếng Nhật và bản dịch tiếng Anh thông dụng.

Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke
Sort Set in order Shine Standardize Sustain

Kaizen quy tac 5s

Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen là gì?

Mặc dù lợi ích của Kaizen là rất nhiều, có một số tình huống ít phù hợp hơn. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm mà các chuyên gia thường trích dẫn.

Ưu điểm của Kaizen:

– Tập trung vào cải tiến dần dần, Kaizen có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi trái ngược với những nỗ lực lớn có thể bị từ bỏ do xu hướng kích động sự chống lại và từ bỏ thay đổi.

– Kaizen khuyến khích sự xem xét kỹ lưỡng các quy trình để những sai lầm và lãng phí có thể được giảm bớt.

– Nhu cầu kiểm tra được giảm bớt, vì lỗi đã giảm.

– Tinh thần làm việc của nhân viên tăng lên, bởi vì nó mang lại cảm giác về giá trị và mục đích.

– Làm việc theo nhóm tăng lên khi nhân viên nghĩ vượt ra ngoài các vấn đề cụ thể của bộ phận của họ.

– Tập trung khách hàng tăng lên khi nhận thức yêu cầu của khách hàng được nâng lên.

– Các hệ thống được đưa ra để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả ngắn hạn và dài hạn.

Nhược điểm Kaizen:

– Các công ty có văn hóa theo chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín trước tiên có thể cần tập trung vào những thay đổi văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu.

– Các sự kiện Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra một sự phấn khích nông cạn và ngắn ngủi và do đó, bị bỏ rơi trước đó rất lâu.

Triết lý Kaizen

Thật thú vị, Kaizen như một kế hoạch hành động chính xác là những gì phát triển Kaizen như một triết lý. Khi Kaizen được áp dụng như một kế hoạch hành động thông qua một chương trình nhất quán và duy trì các sự kiện Kaizen thành công, nó dạy cho nhân viên suy nghĩ khác về công việc của họ. Nói cách khác, việc áp dụng Kaizen nhất quán như một kế hoạch hành động tạo ra giá trị lâu dài to lớn bằng cách phát triển văn hóa cần thiết để cải tiến liên tục thực sự hiệu quả.

Ứng dụng mô hình kaizen trong cải tiến doanh nghiệp

 

Ví dụ Kaizen ngoài đời thực

Kaizen là một khái niệm mà nhiều người và các công ty biết để thành công. Tuy nhiên, những người mới với ý tưởng này có thể tò mò về cách chính xác nó đã hoạt động trong quá khứ. Có một vài công ty cụ thể nổi tiếng với việc sử dụng Kaizen để đạt được kết quả sản xuất tốt hơn nhiều.

Toyota được cho là nổi tiếng nhất vì sử dụng Kaizen, nhưng các công ty khác đã sử dụng phương pháp này thành công. Dưới đây là ba ví dụ:

– Lockheed Martin. Công ty hàng không vũ trụ là một người đề xuất nổi tiếng của Kaizen. Thông qua việc sử dụng Kaizen, nó đã giảm thành công chi phí sản xuất, giảm hàng tồn kho và giảm thời gian giao hàng.

– Công ty Ford Motor. Khi tín đồ tinh gọn Alan Mulally trở thành CEO của Ford vào năm 2006, gã khổng lồ ô tô đang đứng trước bờ vực phá sản. Mulally đã sử dụng Kaizen để thực hiện một trong những bước ngoặt của công ty nổi tiếng nhất trong lịch sử.

– Hãng phim hoạt hình Pixar. Pixar đã thực hiện một mô hình cải tiến liên tục nhằm giảm rủi ro thất bại của bộ phim đắt tiền bằng cách sử dụng kiểm tra kiểm soát chất lượng và các quy trình lặp.

Ba ví dụ từ các tổ chức khác nhau rất lớn cho thấy các ví dụ về cách Kaizen có thể được áp dụng theo nhiều cách để cải tiến quy trình.

0934 517 576